SCADENZA del 12/10/2015. LA RIFORMA DEL CODICE 445, l’attuazione del CAD.

Si parte con la dematerializzazione.

Finalmente dopo dieci ci si muove “concretamente” verso l’applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’applicazione del nuovo corpo normativo permetterà una rivisitazione organica di tutte le norme collegate, il DPR 445/00, il CAD come ab origine scritto, Il D.lgs 235/10, la 241/90, il D.lgs 33/13, senza dimenticare che  il processo della dematerializzazione sarà da considerarsi “trasversale” per ogni azione ed atto della P.A. , quindi da inserire nel piano anticorruzione derivante dalla L. 190/12.

Vediamo sommariamente :

– i destinatari del DPCM

I destinatari diretti non sono chiaramente elencati nel DPCM del  3/12/13, ma l’articolo 3 comma 1 rimanda all’articolo 2 comma 2 del D.Lgs 82/05 ( il codice da glossario) che nuovamente rimanda all’articolo 1 comma 2 del D.Lgs 165/01 aggiungendo però anche le aziende ed i gestori  di pubblici servizi e ( orientamento ormai consolidato) .

–          Gli oneri derivanti

1. L’articolo 3 del DPCM 3/12/13 impone che ogni P.A. nell’ambito del proprio ordinamento provveda a:
   attuare l’articolo 50 del DPR 445/00 mediante l’individuazione di AOO
2. Nominare nell’ambito di ogni AOO il responsabile della gestione documentale ed un delegato
3. Nomina eventuale di un coordinatore della gestione documentale ed un suo delegato
4. Adozione del manuale di gestione proposto dal responsabile della gestione documentale e dall’eventuale coordinatore
5. Definire processi e protocolli ( operativi ) del manuale .

I compiti del responsabile della gestione documentale .

Sono chiaramente riportati dall’articolo 4 del DPCM  :

• Predisposizione di massima ( dello schema ) del manuale di gestione
• Proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche
• Predisporre un piano integrato della sicurezza informatica, della trasparenza degli atti, della formazione e della gestione degli atti

IL MANUALE DI  GESTIONE

Il manuale di gestione ( articolo 5 ) contiene :

a) la pianificazione, le modalità e le misure di cui all’art. 3, comma 1, lettera e) ;

b) il piano di sicurezza dei documenti informatici ;
c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici ;

d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifi ci contesti operativi esplicitati e motivati;
e) l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fi ni amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;
f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e 17, nonché tramite fax, raccomandata o assicurata;
g) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
h) le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;
i) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo

j) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del testo unico;

k) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; l) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, di cui all’art. 40, comma 4, del Codice;

m) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;

n) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire l’ immodificabilita’  della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura ai sensi dell’art. 55 del Testo unico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;

o) la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; p) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;

q) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.

Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice mediante la pubblicazione sul proprio sito istituzionale.

LA CONSERVAZIONE OBBLIGATORIA del protocollo INFORMATICO.

L’articolo 7 del DPCM 3/12/13, al comma 5 recita “. l registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto” .

Questo a partire dal giorno 11/10/2015 .

La redazione del manuale di gestione richiede un approccio olistico alle tematiche documentali ed in particolare richiede competenze di informatica, informatica giuridica, diritto amministrativo, archivistica, di sicurezza e privacy.