Studio analitico sui documenti amministrativi informatici. Quaderno 1 CAD.

#AD0000 #transizionealdigitale #repubblicadigitale

Vista la missione 2020 della Consulenti Associati Campania riporto brevemente il post sulla transizione per poi continuare subito dopo con il core di questi quaderni dedicati alla transizione, più dettagliatamente alle regole tecniche dell’articolo 71.

TRANSIZIONE AL DIGITALE. TASK FORCE

le regole tecniche andranno a toccare i seguenti articoli del D.Lgs 82/05

20 Validita’ ed efficacia probatoria dei documenti informatici
21 Ulteriori disposizioni relative ai documenti informatici, sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale
22 c 2,3 Copie informatiche di documenti analogici
23 Copie analogiche di documenti informatici
23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
23 ter Documenti amministrativi informatici
23 quater Riproduzioni informatiche
34 Norme particolari per le pubbliche amministrazioni
40 Formazione di documenti informatici
40 bis Protocollo informatico
41 Procedimento e fascicolo informatico
42 Procedimento e fascicolo informatico
43 Conservazione ed esibizione dei documenti
44 Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
45 Valore giuridico della trasmissione
46 Dati particolari contenuti nei documenti trasmessi
47 Trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni
49 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
50 Disponibilita’ dei dati delle pubbliche amministrazioni
51 Sicurezza e disponibilita’ dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche amministrazioni
64 bis Accesso telematico ai servizi della Pubblica Amministrazione
65 Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica

ma iniziamo ad andare nel dettaglio ed analizziamo la FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO.

occorre subito sottolineare che non ci sono grosse differenze rispetto al DPCM 13/11/14, in particolare artt 3 e 6.

Par 2.1.1 RT
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Questa pero’ è solo la prima fase, i documenti ( amministrativi o meno ) devono essere per definizione immodificabili ( problema maggiormente sentito con l’informatica) , e se si tratta di documenti amministrativi devono essere univocamente collegati ad un protocollo od in caso di documento non protocollabile deve comunque essere univocamente collegato e gestito dal documentare.

Quindi partiamo dall’assioma che il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

I processi per rendere immodificabili i documenti variano in funzione della modalità di creazione, più precisamente :

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera a), l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza ;
versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza ;
versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

Ora analizziamo copie duplicati, penso la parte più complessa a causa del lessico tecnico, è difficile nel parlare comune distinguere COPIA e DUPLICATO, ma tecnicamente dobbiamo compiere questo sforzo.

Par 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici.

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

La conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto.

L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Un modo complesso per dire che le SCANSIONI dei documenti cartacei devono essere validate con un’attestazione da parte di un P.U.

2.3 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici.

Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi; ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un documento nel medesimo formato.

La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf”.

L’estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. In particolare, la validità del documento informatico per le copie e/o estratti di documenti informatici è consentita mediante uno dei due metodi:

raffronto dei documenti;
certificazione di processo.

2.4 Documento amministrativo informatico.

2.4.1 Formazione del documento amministrativo informatico.

Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento informatico, salvo quanto specificato nel presente paragrafo.

La Pubblica Amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale del sistema di gestione informatica dei documenti oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 -bis , 40 -bis e 65 del CAD.

Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.

Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD sono identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici. Se soggette a norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto sono memorizzate in specifici archivi informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione documentale.

Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui al paragrafo 2.1.1, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.

Al documento amministrativo informatico viene associato un insieme di metadati, come indicato nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti Linee guida, così come previsto ai sensi dell’art 53 del TUDA per la registrazione di protocollo, nonché ai sensi dell’articolo 56 del TUDA per i metadati relativi alla classificazione ed alla definizione dei tempi di conservazione, in coerenza con il piano di conservazione e dei metadati che definiscono la relazione con l’aggregazione documentale informatica d’appartenenza.

Inoltre, sono associati i metadati atti a fornire le informazioni relative alla modalità di formazione e alla tipologia del documento, alla presenza di allegati, alla riservatezza dello stesso, alle informazioni per identificare il formato, alla versione, e, infine, all’esito delle verifiche a cui il documento viene sottoposto.

Fanno eccezione i documenti soggetti a registrazione particolare a cui comunque vengono associati l’insieme dei metadati previsti per il documento informatico immodificabile, come descritto nel manuale di gestione documentale.

Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi o per finalità gestionali o conservative, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, e descritti nel manuale di gestione documentale.

Come per l’articolo 6 del DPCM 13/11/14 C’È un richiamo per relationam al doumento informatico tout court.

E’ chiaro il rimando ale norme del TUDA sul protocollo e sui fascicoli

2.5 Copia su supporto informatico di documenti amministrativi analogici

Si rimanda al paragrafo 2.2 delle RT.

Alcuni precisazioni. Diviene fondamentale il processo di certificazione per le masse di documenti e la certificazione di conformità per confronto tra pochi documenti, istituti analizzati dall’allegato 3 delle RT art 71.

Tuttavia la prima parte, il capitolo 2 delle RT come già detto non hanno una portata rivoluzionaria quindi mi sono limitato a riportare quanto contenuto nel documento ufficiale, per esempi quotidiani ripropongo i post specifici.