I documenti amministrativi informatici. PARTE I.

Iniziamo con questo post un breve discorso preparatorio all’adozione delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD, che dovranno essere completamente adottate entro il 07/06/2021 .

Nelle varie parti si tratterà del documento, del fascicolo, degli albi e dei repertori, non tralasciando ovviamente le tre stratificazione degli ARCHIVI.

Per prima cosa ricordo l’inutilità, e l’inefficacia, della barbara usanza della stampigliatura ( v. art 20 e 40 del CAD ed art 3 c 2 D.lgs 39/93), vi lascio un vecchio post

DISCORSI ATTORNO AL CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE, L’INUTILITA DI FIRMARE CON STAMPIGLIATURA D.LGS 39/93

A semplificare la firma contribuisce la determinazione 157/2020 AGID che attribuisce i requisiti della forma scritta del 2702 cod.civ anche ai documenti firmati con lo SPID.

Ora analizziamo l’elemento portante , l’articolo 40 del D.Lgs 82/05

 Art. 40. 
             Formazione di documenti informatici 

Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le ((Linee guida))

Una norma di una semplicità disarmante ed intanto disattesa, purtroppo non ci si rende conto di quanto sia devastante non applicarla, semplicemente i documenti della PA difformi non sono validi.

Vediamo ora alcune definizioni di pubblicazione (albo e trasparenza) che vengono usate come sinonimi , formato aperto e dati di tipo aperto.

FORMATO APERTO : art.1 comma 1 lett l-bis

formato aperto: un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi

FORMATO DI TIPO APERTO : art 1 c. 1 lett l-ter

l-ter) dati di tipo aperto: i dati che presentano le seguenti caratteristiche:
1) sono disponibili secondo i termini di una licenza o di una previsione normativa che ne permetta l’utilizzo da parte di chiunque, anche per finalita’ commerciali, in formato disaggregato

In estrema sintesi i secondi devono avere una previsione normativa (che può anche essere il D.Lgs 518/92) e sono essenzialmente, a differenza dei primi, machine readable, si pensi al file anac dell’articolo 1 comma 2 L. 190/12).

Ora ci tocca però capire come creare documenti amministrativi informatici (sapendo che non possiamo usare la dicitura firma autografa sostituita ai sensi dell’art 3 c 2 D.Lgs 39/93).

Posso darvi una risposta disarmante ? ….

…. suspance…ansia…..terrore…..

Vediamo per la prima volta le regole tecniche dell’articolo 71 .

Punto 2.1.1 delle LLGG.

Il contenuto del presente capitolo si applica, salvo ove diversamente specificato, ai soggetti di cui all’art. 2 commi 2 e 3 del CAD.
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la
produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui
all’allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,
acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli
o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti,
secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Soffermiamoci sulla prima parte ( attenzione le regole tecniche sostituiscono non modificando niente il DPCM 13.11.14, almeno per la creazione dei documenti )

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la
produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui
all’allegato 2;

Ah…..prima di continuare devo farvi una domanda, ” Ricordate quando si andava allo sportello della banca a prelevare avanti allo sportellista ? Buongiorno sono Vincenzo De Prisco, questo è il modulo FIRMATO, devo prelevare 100 euro . Buongiorno Sig. De Prisco, ecco i suoi 100 EURO “

Invece nel prelievo al bancomat cosa manca ?

LA FIRMA ?

Non proprio, infatti la digitazione del PIN equivale a firma elettronica (la più debole delle firme ), l a stessa che dopo l’autentificazione ad un sistema documentale ben fatto (il portale web dell’ ISTITUZIONE) ci permette di editare i POST.

Invece se piuttosto che accedere con credenziali semplici accedessimo con lo SPID (o CNS o CIE) ai sensi della determinazione 157/20, la firma da elettronica diverrebbe DIGITALE, quindi sarebbe il MASSIMO !!!

Seguendo questo iter (e credetemi è solo questione di abitudini) in un solo colpo il risultato sarebbe avere documenti INFORMATICI di tipo aperto conformi all’articolo 2702 del cc, 20, 23 ter e 40 del CAD) e LL.GG sulla creazione dei documenti…. alla prossima.

Solo per comodità vi porto le definizioni delle varie firme …

• Firma Elettronica: per definizione è “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Si va quindi dal PIN delle carte magnetiche, come per esempio il Bancomat, alle credenziali di accesso web, come nome utente e password.
• Firma Elettronica Avanzata: di più recente introduzione rispetto alle altre firme, è definita “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”. Di fatto potremmo definirla come una firma elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza aggiuntive. Un esempio di Firma Elettronica Avanzata è quella su tablet.
• Firma Elettronica Qualificata: attraverso mezzi di cui il firmatario detiene il controllo esclusivo permette di identificare in modo univoco il titolare. Questo tipo di firma si basa su un certificato qualificato ed è realizzata tramite un dispositivo sicuro quale il token o la smart card.
• Firma Digitale: è definita come “un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici“. Questa tipologia di firma richiede dunque una particolare modalità tecnologica: crittografia a chiavi asimmetriche. I mezzi più diffusi per apporre la firma digitale sono, come nel caso di quella elettronica qualificata, il token e la smart card.

…ed un vecchio post…..

Il documento AMMINISTRATIVO informatico.