Dati comuni , sensibili e “parasensibili”

Differenze tra accesso e pubblicazione.

Partiamo dalle precisazioni, io sono uno di quelli che dice “LA PRIVACY NON ESISTE” , esiste solo il corretto trattamento dei dati e la pubblicità ( legale e notiziale) degli accadimenti della PA .

Dati comuni e sensibili ( particolari ex art 9 GDPR per i piu’ cacacaXXi) sono chiaramente disciplinati da una norma positiva, i dati c.d. parasensibili sono concettualmente introdotti dal Garante per la protezione dei dati e non possono, anzi non devono ASSOLUTAMENTE ridurre il diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Infatti, tralasciando interpretazioni personalissime, l’esclusione all’accesso di documenti amministrativi è chiaramente disciplinata dalla norma, riporto il 24 della 241.

Art. 24 (( (Esclusione dal diritto di accesso).)) (
(1. Il diritto di accesso e’ escluso:
a) per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre 1977, n. 801, e successive modificazioni, e nei casi di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dal regolamento governativo di cui al comma 6 e dalle pubbliche amministrazioni ai sensi del comma 2 del presente articolo;
b) nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano;
c) nei confronti dell’attivita’ della pubblica amministrazione diretta all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione;
d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
2. Le singole pubbliche amministrazioni individuano le categorie di documenti da esse formati o comunque rientranti nella loro disponibilita’ sottratti all’accesso ai sensi del comma 1.
3. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle pubbliche amministrazioni.
4. L’accesso ai documenti amministrativi non puo’ essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento.
5. I documenti contenenti informazioni connesse agli interessi di cui al comma 1 sono considerati segreti solo nell’ambito e nei limiti di tale connessione. A tale fine le pubbliche amministrazioni fissano, per ogni categoria di documenti, anche l’eventuale periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all’accesso.
6. Con regolamento, adottato ai sensi dell’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, il Governo puo’ prevedere casi di sottrazione all’accesso di documenti amministrativi:
a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall’articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, all’esercizio della sovranita’ nazionale e alla continuita’ e alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione;
b) quando l’accesso possa arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria;
c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalita’ con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identita’ delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, all’attivita’ di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
d) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorche’ i relativi dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
e) quando i documenti riguardino l’attivita’ in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all’espletamento del relativo mandato.
7. Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso e’ consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale)).

Il concetto di dati parasensibili trova quindi applicazione non nel diritto di accesso ex articolo 22 l. 241/90, ma solo nel procedimento di pubblicazione del D.lgs 33/13 ( ed anche TUEL, v. art 124, art 32 69/09 etc ect ).

Questa modalità, ripeto, non deriva da una norma di diritto ma dalla deliberazione 17/2007 e 243/14 del Garante ( che verrà trattato in un altro POST ) e ruota attorno al concetto del DISAGIO dell’interessato.

Ora nascono immediatamente due quesiti ( se ci pensiamo un poco diventano infiniti), chi deve pubblicare le cose ? il PUBBLICATORE ( inventato di sana pianta) che responsabilità ha sui dati pubblicati ?

Le risposte le troviamo nelle LLGG AGID sulla pubblicità legale degli atti del Maggio 2016, a breve in rivisitazione, scritte in maniera fantastica da esperti del settore (….ehmmm, mmmm, sarò di parte ???? ) che vi allego in fondo alla pagina .

Comunque esiste una figura non tanto nota, quella del responsabile del procedimento di pubblicazione ( che in realtà vedo più come processo che come procedimento) , dell’attacchino digitale, disciplinata chiaramente dalla direttiva 8/2009 MPA e dal primo comma dell’articolo 9 del DPR 62/13

Art. 9 Trasparenza e tracciabilita’ ( DPR 62/13)
1. Il dipendente assicura l’adempimento degli obblighi di trasparenza previsti in capo alle pubbliche amministrazioni secondo le disposizioni normative vigenti, prestando la massima collaborazione nell’elaborazione, reperimento e trasmissione dei dati sottoposti all’obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale.
2. La tracciabilita’ dei processi decisionali adottati dai dipendenti deve essere, in tutti i casi, garantita attraverso un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilita’.

Da questo combinato ne deriva che non è affatto vero che la pubblicazione in AP deve essere fatta obbligatoriamente dal Messo comunale. Inoltre ricordiamoci di gestire le relate di notifica, che vanno certificate e non solo dai segretari comunali, ma anche dai dirigenti , art 107 comma 3 lett h del TUEL

Sono attribuiti ai dirigenti tutti i compiti di attuazione degli obiettivi e dei programmi definiti con gli atti di indirizzo adottati dai medesimi organi tra i quali in particolare, secondo le modalita’ stabilite dallo statuto o dai regolamenti dell’ente:
…
…le attestazioni, certificazioni comunicazioni, diffide, verbali, autenticazioni, legalizzazioni ed ogni altro atto costituente manifestazione di giudizio e di conoscenza;

e negli enti di piccole dimensioni dai responsabili di servizio, articolo 109 TUEL.

Analizziamo ora un poco di giurisprudenza .

Nel provvedimento 213/2018 il GTD richiama il Comune di Messina per l’ APPROVAZIONE DELLA GRADUATORIA PER ESENZIONE/RIDUZIONE TARI .
Chiaro caso di dati parasensibili, di disagio. In questo caso non solo la giurisprudenza, ma anche la norma è chiara , riporto il quarto comma dell’articolo 26 del D.lgs 33/13.

(ART 26 FOIA) Obblighi di pubblicazione degli atti di concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e attribuzione di vantaggi economici a persone fisiche ed enti pubblici e privati.
…
4. E’ esclusa la pubblicazione dei dati identificativi delle persone fisiche destinatarie dei provvedimenti di cui al presente articolo, qualora da tali dati sia possibile ricavare informazioni relative allo stato di salute ovvero alla situazione di disagio economico-sociale degli interessati.

Uno strumento utile per l’applicazione in diverse latitudini del diritto di accesso, di ostensione, degli obblighi di pubblicità legale e e pubblicità notizia , è rappresentato dalla LL.GG .allegate(ll_gg_gdl_pubblicita_legale Maggio 2016 ) , analizziamole.

ISTITUZIONE DELL’ALBO.

L’albo è istituito on line ai sensi dell’articolo 32 della L. 69/09.
Le registrazioni ed i documenti dell’albo rappresentano una serie omogenea, definizione che troviamo in :

art 67 TUDA
Art. 67 (R) Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R)

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

ed art 13 c 2 DPM 13/11/14 ( ora in rivisitazione, ma non ci saranno stravolgimenti )

Art. 13.
Formazione dei fascicoli informatici

I fascicoli di cui all’art. 41 del Codice e all’art. 64,
comma 4, e all’art. 65 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l’insieme minimo dei metadati indicati al comma 2 -ter
del predetto art. 41 del Codice, nel formato specificato
nell’allegato 5 del presente decreto, e la classificazione
di cui al citato art. 64 del citato decreto n. 445 del 2000.
Eventuali aggregazioni documentali informatiche
sono gestite nel sistema di gestione informatica dei documenti e sono descritte nel manuale di gestione. Ad esse si
applicano le regole che identificano univocamente l’aggregazione documentale informatica ed è associato l’insieme minimo dei metadati di cui al comma 1

ed ancora articolo 41 CAD

Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico
1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilita’ ((o integrazione)), ai sensi di quanto previsto ((dagli articoli 12 e 64-bis)).
1-bis. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalita’ per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. (28)
2-bis. Il fascicolo informatico e’ realizzato garantendo la possibilita’ di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento ((e dagli interessati, nei limiti ed alle condizioni previste dalla disciplina vigente, attraverso i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis)). ((Le Linee guida)) per la costituzione, l’identificazione ((, l’accessibilita’ attraverso i suddetti servizi)) e l’utilizzo del fascicolo ((sono dettate dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 e)) sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettivita’, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilita’ e ((dell’integrazione)).
2-ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione: a) dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell’oggetto del procedimento; e) dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater. e-bis) dell’identificativo del fascicolo medesimo ((apposto con modalita’ idonee a consentirne l’indicizzazione e la ricerca attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida)).
2-quater. Il fascicolo informatico puo’ contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso e’ formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilita’ e la collegabilita’, in relazione al contenuto ed alle finalita’, ((dei singoli documenti. Il fascicolo informatico)) e’ inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990 ((e dall’articolo 5, comma 2, del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, nonche’ l’immediata conoscibilita’ anche attraverso i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis, sempre per via telematica, dello stato di avanzamento del procedimento, del nominativo e del recapito elettronico del responsabile del procedimento. AgID detta, ai sensi dell’articolo 71, Linee guida idonee a garantire l’interoperabilita’ tra i sistemi di gestione dei fascicoli dei procedimenti e i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis)).

Vediamo un poco le cose ( gravi) solitamente disattese dalla pubblicazione in Albo.

La pubblicazione in Albo on line non è permanente, occorre rispettare il dettato dell’articolo 124 del TUDA, ovviamente le pubblicazioni in albo non devono essere indicizzate ed ogni forma di ALBO STORICO ( sempre consultabile dagli utenti ) è illecita.

Altro punto che deve essere chiaro è quello disciplinato dal paragrafo 7 della LG, il periodo di pubblicazione , il computo del periodo di pubblicazione.

Il periodo di pubblicazione è di quindici giorni interi e consecutivi, salvo termini diversi previsti da norme speciali.
Il computo dei giorni inizia dal giorno successivo alla data di pubblicazione.
Se l’ultimo giorno coincide con un giorno festivo, il termine di pubblicazione è proroga-to al primo giorno lavorativo utile.
Per i propri documenti e con provvedimento espresso, le amministrazioni pubbliche possono stabilire periodi più brevi fino a cinque giorni o periodi più lunghi fino a sessanta giorni.
Le amministrazioni pubbliche possono stabilire tempi di permanenza dei documenti sul sito informatico oltre il periodo di pubblicazione, nel rispetto dei principi di necessità, indispensabilità, pertinenza e non eccedenza.
La pubblicazione si intende soddisfatta se un documento è rimasto disponibile sul sito complessivamente per almeno dodici ore per ciascun giorno di pubblicazione.
Il periodo di pubblicazione è prorogato di un giorno per ciascun giorno di pubblicazione inferiore complessivamente a dodici ore, in base a un’attestazione del responsabile della pubblicazione o di un suo delegato.

Altro spunto viene dal paragrafo 13, lo riporto :

13. Annullamento di una pubblicazione
Con adeguata motivazione, il responsabile del procedimento amministrativo può richiedere l’annullamento di una pubblicazione.
In caso di errori od omissioni nel documento pubblicato, la registrazione del documento è annullata e il computo dei giorni è interrotto; se necessario, viene contestualmente pubblicato il documento corretto, con il computo dei giorni di pubblicazione che decorre nuovamente.
La registrazione è annullata nel repertorio dell’albo on-line apponendo la dicitura «Annullato» in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza.
In caso di annullamento sono indicati la data di annullamento, il nome dell’operatore e gli estremi della richiesta di annullamento, aggiornando senza ritardo la pubblicazione on-line.
Nello stesso tempo, nei dati di registrazione è associata la dicitura «Annullato» in maniera visibile, immodificabile e permanente, anche in caso di acquisizione del documento da parte di terzi.
Il documento annullato rimane pubblicato fino alla scadenza dei termini precedentemente assegnati, tranne nel caso in cui l’annullamento sia motivato da una possibile violazione di legge o per disposizione dell’autorità competente.
Le informazioni relative all’annullamento sono conservate permanentemente sia nel repertorio dell’albo sia nel rispettivo fascicolo informatico, secondo le regole tecniche previste dall’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale.

Come vedete le modifiche sostanziali vanno sempre fatte dal RP e mai dal RPP ( responsabile procedimento di pubblicazione).

In caso di errori meramente materiali è possibile l’annotazione “errata corrige” , cfr par 12.

12. Integrazioni alla pubblicazione
Annotazioni immodificabili inserite da operatori abilitati possono integrare o prorogare i termini di pubblicazione.
Ogni integrazione dei campi della registrazione nel sistema di gestione informatica dei documenti aggiorna senza ritardo la pubblicazione on-line.
È ammessa la formula di «errata corrige» esclusivamente per mero errore materiale o refuso.

Non possiamo tenere anche conto del ritiro dalla pubblicazione e della prova , la c.d. referta, paragrafo 14.

14. Ritiro e referta di pubblicazione
Le amministrazioni pubbliche stabiliscono modalità tecniche e organizzative che garan-tiscono, attraverso i propri sistemi informatici, il ritiro automatico dei documenti dall’albo on-line una volta terminato il rispettivo periodo di pubblicazione.
Al termine del periodo di pubblicazione, il sistema informatico trasmette una referta di pubblicazione al responsabile del procedimento o all’area organizzativa omogenea ri-chiedente, secondo le modalità descritte nel manuale di gestione; nel caso di richiedente esterno, il responsabile della pubblicazione trasmette la referta al richiedente a corredo del documento pubblicato.
La referta contiene la dichiarazione di regolare avvenuta pubblicazione, l’indicazione del periodo di pubblicazione e il numero di registrazione a repertorio.
La referta è firmata digitalmente dal responsabile della pubblicazione.
Nel fascicolo informatico sono conservati il documento pubblicato, la segnatura, la referta di pubblicazione e i metadati necessari per la conservazione affidabile a lungo termine, in armonia con quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di conservazione digitale.

Terminata questa breve carrellata penso sia il caso di arricchire , o meglio rinfrescare, il nostro glossario :

Archivio corrente
Complesso di documenti conservati presso gli uffici usati prevalentemente per finalità pratico-amministrative, per il disbrigo degli affari in corso.

Archivio di deposito
Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico.

Archivio storico
Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico per finalità di studio o non di studio (privati, amministrativi o legali).

NOTA BENE : le tre definizioni vanno intesi nell’università del concetto archivistico, sono momenti di un solo elemento, non tre elementi distinti.

Protocollo
In diplomatica si chiama protocollo la parte iniziale del documento. Nella redazione di un documento infatti si segue uno schema definito che distingue tre parti essenziali: protocollo, testo, escatocollo.
Si chiama protocollo il registro su cui vengono annotati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. Nelle apposite caselle del registro di protocollo vengono registrati tutti gli elementi che compaiono nella parte iniziale del documento. L’annotazione sul registro di protocollo costituisce un elemento probante dell’autenticità del documento ed è un’operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio: la classificazione e il riferimento ai precedenti e ai susseguenti, riportati sul registro di protocollo, collegano quel documento con gli altri dello stesso archivio appartenenti alla medesima pratica, istituendo quel vincolo archivistico o di necessità che qualifica e distingue la documentazione dell’archivio di un ente da quella di altri enti.

Repertorio
Registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.

Serie archivistica
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all’interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.

alla prossima C@ronte Vincenzo De Prisco.