ELENCO ARCHIVI SCADENZA 18/09/2014

Nell’attesa della niva direttiva privacy ( ormai prossima) occorre inziare ad inventariare gli archivi digitali, infatti L’art. 24-quater, comma 2, D.L. n. 90/2014 (così come convertito in Legge n. 114/2014, pubblicata in G.U. n. 190 del 18 agosto 2014) prevede l’obbligo per tutte le pubbliche amministrazioni e società partecipate dalle pubbliche amministrazioni (in modo totalitario o prevalente) “di comunicare all’Agenzia per l’Italia digitale, esclusivamente per via telematica, l’elenco delle  basi  di dati in loro gestione e degli applicativi che le utilizzano”. La norma prevede che tale comunicazione debba avvenire entro il 18 settembre 2014 (trentesimo giorno dall’entrata in vigore della Legge di conversione). L’Agenzia per l’Italia Digitale informa che – a partire dal 1° settembre 2014 – renderà disponibile sul proprio sito una procedura on line per consentire a tutti i soggetti interessati di trasmettere il catalogo delle basi dati in loro gestione nonché degli applicativi che le utilizzano.

Vi inserisco le FAQ

114/2014

Frequently Asked Questions

Avvertenze:

Nell’ottica di un miglioramento continuo delle informazioni che seguono, anche in considerazione delle richieste di chiarimento fatte dagli interessati, le FAQ saranno di volta in volta aggiornate. Si prega pertanto di tenere conto della data di ultimo aggiornamento posta a fondo pagina.

Inoltre, considerato anche l’elevato numero di utenti, si raccomanda di porre preventivamente attenzione alle FAQ e sfruttare le potenzialità di questo strumento di condivisione prima di effettuare apposite richieste di informazione.

1 – Quali sono i soggetti tenuti alla trasmissione dell’elenco delle basi dati e degli applicativi?

Come previsto dall’art. 24-quater D.L. n. 90/2014, sono tenuti all’adempimento tutti i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, del CAD, ovvero tutte le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.

Di conseguenza, devono comunicare l’elenco delle basi dati in gestione tutte le amministrazioni dello Stato, ivi comprese le Scuole di ogni ordine e grado, le Istituzioni educative, le Aziende e le amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità Montane e loro consorzi e associazioni, le Istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio industria artigianato e agricoltura e loro associazioni; tutti gli Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale.

Sono altresì tenute alla trasmissione ad AgID dell’elenco tutte le società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato  delle amministrazioni pubbliche, come individuate dall’ISTAT .

Inoltre, va tenuto conto che la norma, espressamente rubricata come “servizi in rete e basi di dati delle pubbliche amministrazioni“, è direttamente riconducibile al capo V del CAD. Pertanto è richiesto anche ai gestori di servizi pubblici e gli organismi di diritto pubblico (richiamati dall’articolo 2, comma 4, del CAD cui si applicano le disposizioni del suddetto capo V) di procedere alla comunicazione prevista dalla norma.

2 – Quali sono gli adempimenti da effettuare?

Amministrazioni e società partecipate devono procedere alla rilevazione di tutte le basi dati in loro gestione e degli applicativi che le utilizzano e, a partire dal 1° settembre 2014, alla comunicazione di questo elenco all’Agenzia per l’Italia Digitale.

La comunicazione dovrà essere effettuata utilizzando il modello predisposto da AgID e secondo le modalità indicate sul sitohttp://www.agid.gov.it/.

3 – Quali basi di dati devono essere inserite nell’elenco da trasmettere ad AgID?

La comunicazione prevista dalla norma deve riguardare tutte le basi di dati gestite dall’amministrazione per il perseguimento dei fini istituzionali, comprese quelle connesse al funzionamento dell’amministrazione stessa (personale, bilancio, ecc.).

Detta comunicazione riguarda le basi dati accessibili con l’uso delle tecnologie dell’informazione in linea con quanto previsto dall’articolo 50 del CAD. Sono quindi escluse comunicazioni riguardanti archivi e/o infrastrutture di dati basate solo su supporto cartaceo.

Ciò stante, per tutte le basi di dati digitali va effettuata la comunicazione prevista dalla norma, seguendo le modalità di seguito riportate e tenendo presente la distinzione tra basi di dati territoriali (di cui all’articolo 59 del CAD) e non.

4 – Quali dati devono essere comunicati per ciascuna base di dati?

Per tutte le basi di dati non concernenti i dati territoriali, devono essere fornite le informazioni riportate nel documento “Set di informazioni che deve essere comunicato ad AgID per ciascuna base di dati non concernente i dati territoriali” disponibile nella sezione documentazione di questa pagina web.

Le informazioni dovranno essere fornite compilando puntualmente il modello reso disponibile a partire dal 1° settembre 2014 e successivamente, previa registrazione, caricandolo nell’apposita area riservata.

La comunicazione parziale o incompleta dei dati richiesti configura un inadempimento. AgID si riserva di richiedere integrazioni e chiarimenti al soggetto indicato quale referente dell’amministrazione all’atto della trasmissione dell’elenco.

5 – Cosa deve essere comunicato per le basi di dati territoriali?

Per i dati territoriali l’articolo 59 del CAD ha istituito presso AgID il Repertorio nazionale dei dati territoriali (www.rndt.gov.it), catalogo nazionale che raccoglie i descrittori (cc.dd. metadati) riguardanti i dati territoriali e i relativi servizi.

Per tali dati già sussiste l’obbligo di alimentare il succitato Repertorio, anche in funzione degli adempimenti di attuazione della direttiva INSPIRE e della relativa norma di recepimento (D. Lgs. n. 32/2010).

Pertanto, tenuto conto della necessità di evitare duplicazioni e considerata anche la speciale disciplina in materia dettata dal CAD, per i dati territoriali l’adempimento di cui all’art. 24-quater, co. 2, D.L. n. 90/2014, convertito in Legge n. 114/2014, deve essere effettuato utilizzando direttamente il Repertorio nazionale dei dati territoriali, sulla base delle regole tecniche a suo tempo definite con provvedimento (DM 10 novembre 2011) dell’allora Ministro per la PA e Innovazione, di concerto con il Ministro dell’Ambiente e seguendo le indicazioni contenute nelManuale RNDT relativo ai dati.

6 – Quali applicativi devono essere indicati nell’elenco?

Per quanto riguarda gli applicativi, la norma prevede che le amministrazioni debbano procedere alla trasmissione  dell’elenco di tutti i software che utilizzano ciascuna base di dati.

Tenuto conto delle finalità della norma e al fine di evitare segnalazioni poco pertinenti si deve fare riferimento solo alle applicazioni che supportano un preciso procedimento amministrativo, escludendo quindi micro-applicazioni interne e/o moduli applicativi strumentali al funzionamento dell’applicazione principale.

7 – È sempre necessaria la pubblicazione, sul sito delle singole amministrazioni, del catalogo delle banche dati in loro possesso?

L’invio telematico ad AgID dell’elenco delle basi dati in gestione (previsto dall’art. 24-quater D. L. n. 90/2014) non fa venir meno l’obbligo di effettuare la pubblicazione delle informazioni di cui all’art. 52, comma 1, D. Lgs. n. 82/2005.

Tale norma prevede che le pubbliche  amministrazioni debbano pubblicare  nel  proprio  sito   web,   all’interno   della   sezione “Amministrazione Trasparente“,  il  catalogo  dei  dati,  dei metadati  e  delle  relative  banche  dati  in  loro  possesso  ed  i regolamenti che ne disciplinano l’esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo.

Entro qualche giorno la modulistica ( dal 01/09/2014)