Il cane che si morde la coda. Focus @mministr@zione digit@le .Il documento informatico

Iniziamo un percorso monotematico sulla digitalizzazione delle PA, affronteremo il piano triennale, il CAD, il DPCM 031213, il DPCM 131114 e tante tante altre cose.

Si parlerà del documento informatico, di quello amministrativo informatico, delle copie e delle duplicazioni, delle comunicazioni e delle notificazioni .

Ma tutto con calma, nella speranza di vedere le fantomatiche REGOLE TECNICHE

Partiamo con una riflessione socio-politica sul perchè le norme CAD , a casa nostra, procedono con tanto a rilento.
In altri paesi l’informatica tendenzialmente non ha limiti, se non quelli imposti dal legislatore, in Italia invece il legislatore chiede aiuto agli informatici per snellire il procedimento giuridico… il cane che si morde la coda.

Altra cosa da sottolineare , per essere onesti sin da subito, è che non è affatto vero che la formazione del documento informatico è semplice ed agevole, la formazione è più complessa, i vantaggi arrivano dopo , con la conservazione e la gestione.

Ma quali sono le figure interessate ? sempre le stesse, i responsabili del procedimento, i responsabili del processo di pubblicazione ( RPP) , il DPO ed il RTD.

Questo primo post parlerà in generale del documento informatico ( non sempre amministrativo informatico) e non basterà solo il D.Lgs 82/05, le definizioni occorre prenderle anche dal Reg UE/2014/910.

Anzi , pure se sarà difficile nella parlata corrente, un poco alla volta dobbiamo abbandonare il concetto di documento informatico e parlare di documento elettronico, riporto il punto 35 dell’articolo 3 del Reg. eiDas ( DEFINIZIONI)

«documento elettronico», qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva….

E subito una sorpresa, per documento elettronico/informatico non dobbiamo pensare solo ad atti, contratti, fatture e cose simili ma anche un selfie è un documento elettronico.

Anche questo mio selfie è un documento elettronico.

Ecco !!!!! ho trovato la chiave di lettura per gestire i documenti , non prendiamo il discorso troppo sul serio, infatti anche il concetto di firma digitale spesso viene preso troppo sul serio e non ci rendiamo conto di quante cose firmiamo , ma questo aspetto lo analizziamo dopo.

La gestione del documento, come ben noto è ancora demandata al DPCM 13/11/14, nell’attesa delle famosissime regole tecniche dell’articolo 71 del CAD.

Art. 71 Regole tecniche ((1. L’AgID, previa consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta giorni, sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonche’ acquisito il parere della Conferenza unificata, adotta Linee guida contenenti le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del presente Codice. Le Linee guida divengono efficaci dopo la loro pubblicazione nell’apposita area del sito Internet istituzionale dell’AgID e di essa ne e’ data notizia nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Le Linee guida sono aggiornate o modificate con la procedura di cui al primo periodo.)) 1-bis. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 DICEMBRE 2010, N. 235. 1-ter. Le regole tecniche di cui al presente codice sono dettate in conformita’ ai requisiti tecnici di accessibilita’ di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4, alle discipline risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed alle normative dell’Unione europea. 2. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179.

Vediamo ora un poco di definizione del CAD.

DOCUMENTO INFORMATICO , sua validità ( BAH! ) del CAD

Art. 20 Validita’ ed efficacia probatoria dei documenti informatici 1. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179. ((1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi e’ apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, e’ formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalita’ tali da garantire la sicurezza, integrita’ e immodificabilita’ del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilita’ all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneita’ del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrita’ e immodificabilita’. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformita’ alle Linee guida.)) ((1-ter. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria. 1-quater. Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa, anche regolamentare, in materia di processo telematico.))

Questa norma deve assolutamente essere letta assieme all’articolo 25 dell’eiDas

Articolo 25
Effetti giuridici delle firme elettroniche
1.   A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.
2.   Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
3.   Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri.

Tornando al discorso iniziale, della troppa serietà nell’affrontare le cose , diciamo pure che un documento elettronico/informatico non è solo l’atto amministrativo, la determina od il contratto , ma anche il selfie e documenti senza nessun sigillo, infatti possono essere valutati in giudizio anche senza una firma valida, ma con una semplice firma elettronica ( ci ritorneremo ), basti pensare ai checkbox.

Un bel po’ più solenni sono i documenti che per forza dell’articolo 1350 cc devono avere la forma scritta, e qui leggiamo velocemente l’articolo 21 CAD

Art. 21 ((Ulteriori disposizioni relative ai documenti informatici, sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale)) 1. ((COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 13 DICEMBRE 2017, N. 217)). 2. ((COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 13 DICEMBRE 2017, N. 217)). 2-bis). Salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullita’, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13), del codice civile redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici sono sottoscritti, a pena di nullita’, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale ((ovvero sono formati con le ulteriori modalita’ di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo)). 2-ter. Fatto salvo quanto previsto dal decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110, ogni altro atto pubblico redatto su documento informatico e’ sottoscritto dal pubblico ufficiale a pena di nullita’ con firma qualificata o digitale. Le parti, i fidefacenti, l’interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l’atto, in presenza del pubblico ufficiale, con firma avanzata, qualificata o digitale ovvero con firma autografa acquisita digitalmente e allegata agli atti. 3. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179. 4. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179. 5. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalita’ definite con uno o piu’ decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie.

Ora vediamo un poco la norma contenuta nel DPCM 13/11/14 sulla formazione del documento elettronico/informatico ed analizziamo un problema che deriva dalla lettura frettolosa e frazionata dell’articolo 3, partiamo dal primo comma :

Art. 3 Formazione del documento informatico 1. Il documento informatico e’ formato mediante una delle seguenti principali modalita’:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu’ basi dati, anche appartenenti a piu’ soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

velocemente, tanto poi ci torno faccio qualche esempio per
a) utilizzo open office, libreoffice o simili e scrivo un documento, oppure mando una mail etc etc.
b) ricevo una mail , scarico un file che mi hanno caricato in condivisa, prendo un documento da una chiavetta etc etc
c) documenti ed informazioni presi da un form on line
d) interrogo diversi registri per avere una visione di un fatto attraverso un unico accesso ( esempio cciaa ),

Ma dicevo che un documento è valido quando questo è “immodificabile” , infatti il secondo comma del terzo artiolo del PDCM 13/11/14 aggiunge che

Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilita’ se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticita’ nella fase di conservazion

Continuando ancora la lettura dell’articolo 3 ho gli strumenti operativi per rendere valido ed immodificabile il documento riporto i commi 4,5,6 dell’articolo 3

4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera a), le caratteristiche di immodificabilita’ e di integrita’ sono determinate da una o piu’ delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
e) il versamento ad un sistema di conservazione.
5. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera b), le caratteristiche di immodificabilita’ e di integrita’ sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilita’ del documento o in un sistema di conservazione.
6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilita’ e di integrita’ sono determinate dall’operazione di registrazione dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure per la protezione dell’integrita’ delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

Provo a fare qualche esempio per essere più chiaro.

NORMA : Articolo 3 comma 1 lett. a “redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software”
CASO PRATICO : Scritto una lettera commerciale
VALIDITA’ perchè immodificabile tramite :
– Firma digitale, Firma elettronico qualificata (FEQ)
– TIMESTAMP
– INVIO per PEC con ricevuta completa
– gestione documentale a norma ( ALFRESCO ad esempio )
– messo in conservazione sostitutiva

NORMA : Articolo 3 comma 1 lett. b “acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico”
CASO PRATICO : scarico un documento da un sistema di acquisizione , e mail , consegna documento su supporto usb
VALIDITÀ perche immodificabile tramite :
– gestione documentale
– conservazione sostitutiva

NORMA : Articolo 3 comma 1 lett. c e lett. d “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente”
oppure per la d) ” generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu’ basi dati, anche appartenenti a piu’ soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.”
CASO PRATICO lett c) assumo una serie di notizie facendo compliare un form sul web
CASO PRATICO lett d) chiedo un certificato camerale con vigenza antimafia e stato fallimentare
VALIDITÀ perche immodificabile tramite:
-Cristallizzo le informazioni , quindi staticizzo il report e lo mando in conservazione o sul documentale.

Una volta compiuto questi passi , siano riferiti ad a,b,c o d , devo datare con TIMESTAMP il risultato, vedi il comma 7

7. Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile e’ associato un riferimento temporale.

Continuiamo ed approfondiamo il documento elettronico/digitale ( non squisitamente amministrativo ) sottolineando e ricordando che può assumere valore anche se sprovvisto di sottoscrizione e che la stessa formazione non prevede obbligatoriamente la sottoscrizione ( articoli 20 del CAD , 25 eiDas, 3 DPCM 13/11/14)

ora, velocemente un poco di chiarezza sulle firme, tralasciando molte specificità dottrinali :

Firma semplice : User e Password, autografa su tablet non grafometrica , si si … avete capito bene entrare in un sistema di autentificazione equivale a mettere una firma semplice, vedi le mail, gli sms …

Firma avanzata : User, password e altro generatore univoco in possesso del firmatario, ad esempio il token della banca o l’app per l’invio di autorizzazioni

Firma digitale ( qualificate, avanzate , etc ) disciplinate dal DPCM 22/02/2013 , quelle che solitamente consideriamo le UNICHE.

Ora vediamo in maniera schematica in funzione del documento che vogliamo firmare quale firma occorre….

TIPO DOCUMENTO	FIRMA DA APPORRE
DOCUMENTO GENERICO	FIRMA SEMPLICE FIRMA DIGITALE FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA
DOCUMENTO di cui articolo 1350 n.1-12 cc	FIRMA DIGITALE FIRMALE ELETTRONICA QUALIFICATA

Altra tipologia di documento informatico importante è quello che nasce dall’acquisizione di un originale analogico, qui ci sono alcune sottigliezze che vanno assolutamente analizzate , partiamo sempre dalla norma , dalle definizioni del CAD, all’articolo 1 abbiamo infatti le lettere i-bis ed i-ter , vediamole :

i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui e’ tratto;
i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e’ tratto;

per l’i-ter davvero c’è poco da dire, ma nella definizione dell’i-bis ricadono alcuni documenti particolari , ad esempio le trascrizioni dei verbali e delle lezioni universitarie, le intercettazioni telefoniche trascritte ( c.d. traduzioni) , la digitazione di atti scritti a mano etc etc., in sintesi quando parliamo di :

copia informatica di un documento digitale, il contenuto è identico, non la forma( definizione i bis articolo 1 )
copia per immagine su supporto informatico, contenuto e forma sono identici ( definizione i ter articolo 1 ), ad esempio digitalizzazione di un atto

Le norme, oltre a quelle definitorie, che trattano questo caso sono l’articolo 22 del CAD e l’articolo 4 del DPCM 13/11/14.

Art. 22 (Copie informatiche di documenti analogici).
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, ((se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo.)). La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.
((1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico e’ prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e’ tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.))
2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformita’ e’ attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio’ autorizzato, ((…)) secondo le ((Linee guida)).
3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle ((Linee guida)) hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformita’ all’originale non e’ espressamente disconosciuta.
4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, ((1-bis,)) 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.

Art. 4 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici
1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, commi 2 e 3, del Codice e’ prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e’ tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o piu’ documenti analogici puo’ essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.
3. Laddove richiesta dalla natura dell’attivita’, l’attestazione di conformita’ delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, puo’ essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato. L’attestazione di conformita’ delle copie per immagine su supporto informatico di uno o piu’ documenti analogici puo’ essere altresi’ prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico cosi’ prodotto e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato.

Il primo comma dell’articolo 22 dice quindi che un documento digitale prodotto dalla copia di analogico è valido agli effetti di legge se prodotto ex articolo 20 comma 1 bis D.lgs 82/05 o se rilasciati da depositari pubblici o pubblici ufficiali.

Ancora sia l’articolo 4 del DPCM che l’articolo 22 parlano di attestazioni e di raffronto, analizzeremo questi processi quando parleremo dei documenti informatici amministrativi.

Dopo aver discusso della creazione di documento informatico partendo dall’analogico sembra logico parlare del documento analogico che nasce da quello informatico….quante parole per dire “facciamo una stampa”

Vabbè non è una stampa semplice, infatti deve conservare la validità giuridica e poi quante volte stampando il risultato è diverso da quello che vediamo a video ? TANTE !!!, infatti…

ESEMPIO DI DOCUMENTO STAMPATO

ESEMPIO DI DOCUMENTO A VIDEO

Non è solo un problema grafico, ha molta importanza soprattuto per i messi notificatori , vedasi gli articoli 139, 140,141 del cpc.

Come fare ? La risposta è nell’articolo 23 del CAD

Art. 23 (Copie analogiche di documenti informatici).
1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformita’ all’originale in tutte le sue componenti e’ attestata da un pubblico ufficiale a cio’ autorizzato.
2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loto conformita’ non e’ espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
2-bis. Sulle copie analogiche di documenti informatici puo’ essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le ((Linee guida)), tramite il quale e’ possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non puo’ essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. ((I soggetti che procedono all’apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo.)).

Anche qui occorre un’attestazione, vedi il comma 1, anche se il comma 2 parla di presunzione di “identicità” fino al disconoscimento, proprio come per le firme.

Uno strumento valido, poco noto e diffuso, lo troviamo al comma 2 bis, il CD GLIFO, una stampigliatura che permette di risalire all’originale e confrontarlo.
Attenzione non è un sigillo di autenticità ( quello in qualche modo è nel primo comma ) ma uno strumento per verificane la corrispondenza, qualche esempio ?

I vecchi DURC ed i certificati digitali ( cartacei) di possesso dell’automobile.

Ed ora il bello, DUPLICATI e COPIE INFORMATICHE di DOCUMENTI INFORMATICI.

Copia ed incolla, duplica, copia e cancella, taglia, sposta in ….

Quanto è semplice farlo, ma facciamolo bene partendo da alcune definizioni CRITICHE del solito articolo 1 del CAD

i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui e’ tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;
i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

La copia informatica ha contenuto identico ma sequenza di valori binari diversa

Il duplicato informatico ha la stessa sequenza di valori binari,

Giuridicamente sono diversi ( in analogia alla copia informatica di documento analogico ed alla copia per immagine )

Qualche esempio, ho un documento editabile di testo e lo trasformo in PDF, fattispecie della lettera i quater, oppure faccio copia ed incolla di un documento editabile o pdf e lo sposto sulla penna USB, i quinquies .

Questi apsetti sono disciplinati dall’articolo 23 bis CAD

Art. 23-bis (Duplicati e copie informatiche di documenti informatici).
1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformita’ alle ((Linee guida)).
2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformita’ alle vigenti ((Linee guida)), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformita’ all’originale, in tutti le sue componenti, e’ attestata da un pubblico ufficiale a cio’ autorizzato o se la conformita’ non e’ espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.