IL MISTERO “MISTERIOSO” DELLA METADATAZIONE. SANZIONI!!!!

Se il titolo è buffo, l’immagine vale più di mille parole.

L’errore più grosso che si possa fare nella gestione documentale è demandare il protocollo alla METADATAZIONE.

I METADATI sono “coevi” alla produzione del documento e non demandabili al sistema di protocollo, altrimenti succede un casino che a raccontarlo un romanzo non basta.

Questo principio oltre ad essere scritto nella deliberazione dell’11/09/2020 dovrebbe comunque già essere noto ad archivisti e software house (anche ai DPO ma stendiamo un pietoso velo…)

I metadati sono disciplinati dal CAPITOLO 2 dell’atto richiamato e dal corposo allegato 5 che allego.

Ma perchè devono essere gestiti in fase di FORMAZIONE (proprio il CAPITOLO 2) e non in fase di protocollazione ?

Semplicemente per il fatto che non tutti i documenti vanno protocollati (Art 53 comma 5 del TUDA), vi lascio un post FONDAMENTALE.

MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE. COME GESTIRE I DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI.

Spesso si considera la classificazione protocollare quale strumento per l’individuazione del documento, ma (e siamo in AMBITO DI GESTIONE), il titolario serve alla gestione dell’archivio corrente.

La gestione dello storico senza una buona metadatazione è impossibile.

Datemi dei buoni metadata e troverò un ago in un pagliaio, anzi ancora più complesso, un documento nell’archivio storico!

Su quali sono i metadata obbligatori da inserire in un documento amministrativo informatico (23 ter del CAD) vi rimando all’allegato 5 delle LL.GG dell’AGID dell’11 09 2020, vediamole però velocemente insieme un paio di info.

I Metadati del documento amministrativo informatico sono elencati al punto 3 dell’allegato 5 alle LL.GG.

Tra le varie metadatazioni obbligatorie troviamo :

• hash
• algoritmo dell’hash
  ( di queste due parolacce ne parlerò a breve nello speciale sul manuale di gestione )
• modalità di formazione ( a,b,c,d,) —anche questo nello speciale
  da fare attenzione alla modalità a) : Micorosft WORD. LIBREOFFICE, od applicazioni SaaS, qui la software house non può aiutarci.
• soprattutto “TIPOLOGIA DOCUMENTALE: DETERMINE,DELIBERE,FATTURE etc etc…”…che guarda un po’ rappresentano proprio le eccezioni dell’articolo 53 comma 5 🤣😂😂.

Come gestire la metadatazione dei file prodotti senza passare per il software gestionale ?

Il Punto 2.1. delle L.G (che ben poco hanno cambiato il combinato artt 3 e 9 del DPCM 13.11.14) recita :

Formazione del documento informatico
Il contenuto del presente capitolo si applica, salvo ove diversamente specificato, ai soggetti di cui
all’art. 2 commi 2 e 3 del CAD.
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la
produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui
all’allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,
acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli
o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti,
secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

E’ evidente che la lettera a) si riferisce alla formazione del documento con strumenti come wordprocessor e spreadsheet, sia installati che che in modalità SaaS, quindi si deve capire come metadatarli (sia che siano protocollati che meno).

Per gestire i documenti creati con la suite di MICROSOFT consiglio questa guida

Visualizzazione o modifica delle proprietà di un file di Office (microsoft.com)

Invece uno strumento on line comodo per prendere confidenza con la metadatazione dei documenti home-made è raggiungibile a questo URL Editor di metadati online DOCX: modificare gratuitamente le proprietà DOCX (groupdocs.app)

Ovviamente tutte le procedure qui sommariamente descritte devono essere inserite nel manuale di gestione documentale.