MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE. COME GESTIRE I DOCUMENTI NON PROTOCOLLATI.

Come più volte detto non è affatto vero che il processo di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi è più semplice, è un sistema COMPLESSO! Anche se poi la- GESTIONE -una delle fasi- diviene estremamente semplice.

Il problema è redigere il manuale , se CALATO dall’ALTO (modo elegante per dire COPIATO), diviene inutile e PESANTE,IMPOSSIBILE DA GESTIRE.

Ritornando al titolo dei post, per gli addetti ai lavori è chiaro il riferimento ai repertori.

i repertori sono disciplinati anche dall’articolo 53 comma 5 del TUDA ( le esclusioni dalla protocollazione)

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia’ soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.

Il motivo dell’esclusione di alcuni documenti dalla protocollazione è da ricercarsi che alcuni sono già registrati in maniera particolare, appunto nel loro repertorio, sarebbe una doppia registrazione, tanta confusione in poche parole.

Partiamo dall’analizzare la prima parte del 44 del CAD

Art. 44. Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all’articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e’ organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida. 1-bis. Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e’ gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attivita’ di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.

E’ chiaro che questo articolo prova (non riuscendoci) ad armonizzare il CAD con TUDA (vedi il 67).

Questo processo legislativo di analogie crea il c,d, paradigma dei sistemi, infatti per i documenti analogici il passaggio “almeno” una volta ogni anno non crea nessun problema in quanto non c’è in gioco la validità dei certificati di firma (CNS o CNS LIKE poco importa).

Vediamo l’articolo 24 comma 4 bis del CAD

4-bis. L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era gia’ a conoscenza di tutte le parti interessate.

Quindi come dobbiamo gestire questo evento ? potrebbe capitare che mando in conservazione ai sensi dell’articolo 44 del CAD un file che è stato firmato quando la firma era valida, ma non al momento della creazione del PdC.

Ci viene in aiuto uno dei DPCM meno menzionati, il n 62/2013 ( non toccato dalle nuove LL GG attuative dell’articolo 71 del CAD)

riporto gli aritcoli che ci interessano, il 62 ed il 41

Art. 62.
Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo
Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza.

Ora la risposta alla domanda ovvia , quali sono gli strumenti probatori ? vediamo l’articolo 41

Art. 41.
Riferimenti temporali opponibili ai terzi
I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con quanto disposto dal titolo IV
sono opponibili ai terzi ai sensi dell’art. 20, comma 3, del Codice.
I riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo, sono opponibili ai terzi ai sensi dell’art. 20, comma 3, del Codice.
L’ora assegnata ai riferimenti temporali di cui al comma 2 del presente articolo, deve corrispondere alla scala di tempo UTC(IEN), di cui al decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato 30 novembre 1993, n. 591, con una differenza non superiore ad un minuto primo.
Costituiscono inoltre validazione temporale:
a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all’art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità
alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell’art. 48
del Codice;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell’art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell’Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18.

La soluzione semplice semplice è ” SCRIVETE IN BUON MANAULE DI GESTIONE DOCUMENTALE” e non di GESTIONE DEL PROTOCOLLO altrimenti i REPERTORI saranno sempre lasciati FUORI.