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La fatturazione elettronica, il passaggio da uno stock ad un flusso.

 

Le norme di riferimento ( Finanziaria 2008, Dm 55/13, DL 66/14 ) stanno mutando la portata della fattura elettronica.
Infatti in un’accesa discussione ed una pioggia di emendamenti sono stati portati al senato per la conversione del DL 66/14 ( c.d. decreto 80 € )per far in modo che l’obiettivo principale della fatturazione elettronica , il controllo generale  della spesa just in time, possa divenire un controllo “ analitico “della spesa. L’obiettivo per essere raggiunto deve necessariamente passare attraverso una modifica dello schema attuale di fattura XML incorporando anche il CIG ed il CUP.

Tralasciando i tecnicismi occorre soffermarci sul ruolo del SdI ( Sistema di Interscambio ) che non deve essere visto limitatamente al flusso tra fornitore e PA, ma come HUB tra fornitore, PA, centri di controllo, di budget, di revisione della spesa pubblica.

Solo colla visione sistemica riusciamo a comprendere un complesso sistema che modificherà non di poco le nostre abitudini.

Appena il 30 Aprile scorso è scaduto il termine ricognitivo del DL 35/13 ( Certificazione ei Crediti),  questo processo avrà una notevole modifica in quanto la fase ricognitiva verrà di fatto eliminata ( Funzione UP del SdI) e di conseguenza la certificazione non avrà più scadenza annuale ma periodica, infatti occorrerà certificare il credito del fornitore il 15 di ogni mese inviando al MEF l’elenco della fatture ( e degli altri documenti) per i quali non sono stati rispettati i termini dell’articolo 4 del D.Lgs 231/02.

Una ulteriore integrazione di processo certamente si avrà qualora vengano accolti gli emendamenti alla conversione per quanto riguarda il CIG,  infatti nel momento in cui il fornitore dovrà compilare la fattura con anche il CIG ( e mi piace ricordare che con l’articolo 3 ella L. 136/10 la Stazione Appaltante ha solo la facoltà e nessun obbligo di comunicarlo all’impresa ) sarà facile ipotizzare una modificazione ( INTEGRAZIONE SPINTA )  anche all’articolo 1 co. 32 della L.190/12 ( obbligo di comunicare all’AVCP un file con gli estremi dei contratti e delle modalità selettive ).

A ben vedere la L. 190/12 è intimamente toccata dalla fatturazione elettronica, ed assieme ad essa anche l’omologa norma privatistica, Il D.Lgs 231/01.
In ambo i casi infatti il processo della fatturazione è uno dei processi sensibili che se presidiato può far scaturire l’esimente .

Cosa succede dal lato dell’impresa o del professionista ?

La fattura ex art. 21 DPR 633/72 avrà forma elettronica secondo uno standard non certamente  human readable ma machine readable.

La f@ttur@ verrà inviata al SdI che controllerà la correttezza di forma e di sintassi e retrocederà al fornitore una ricevuta di accettazione o di scarto.

In caso di accettazione parte la richiesta di validazione verso la PA individuata in f@ttur@ dal codice univoco di fatturazione che entro quindici giorno deve eseguire un controllo nella sostanza della fattura ( esistenza di una determina, di un ordine, della qualificazione dell’impresa etc etc ) implementando quindi una procedura 190/12.

Le problematiche.

I problemi sono certamente infrastrutturali, infatti oltre all’emissione della fattura occorrerà attuare un processo di conservazione sostitutiva a norma.

LA TRASMISSIONE DEI DATI , articolo 7 bis DL 35/13 come modificato dall’articolo 27 del DL 66/14.

 

Ricordando che da questo momento in poi ( soprattutto grazie all’introduzione della F@ttur@) l’operaatore pubblica non avrà più discrezionalità nei tempi di smistamento della documentazione contabile ( con evidente risparmio di tempo ), occorre premettere che l’introduzione delle novità del DL. 66/14 si applicano non solo alla fatturazione elettronica, ma anche a quella cartacea.

Il nuovo ruolo della PCC del MEF

 

La PCC del MEF, introdotta dal DL 35/13 ha ora un ruolo diverso, non più solo piattaforma di certificazione e ricognizione crediti, ma dal 1/07/14 anche strumento di trasparenza per il monitoraggio della fattura che a secondo della sostanza ( elettronica o cartacea ) sarà un flusso di dati od uno stock di dati.

Evidentemente tutte le distinzioni tra fattura digitale e cartacea avranno valenza solo sino al 31/03/2015, data ultima del completamento del DM 55/13.

L’utilizzo della fatturaPA è semplicemente formidabile per l’integrazione del flusso debitorio e la ricognizione delle passività della PA, la fattura cartacea ha bisogno invece dii una lavorazione aggiuntiva ( essendo uno stock che deve divenire flusso informativo).

Riporto lo schema comparato del percorso della fattura:

 

 

E’ evidente che nel caso di fattura tradizionale il creditore della PA deve con un autonomo procedimento caricare in PCC la posta creditizia in suo favore, mentre utilizzando il SdI proprio della fatturaPA questo passaggio diviene automatico.

 

Gli step cronologici ( certi od eventuali del ciclo ) sono :

1. Invio della fattura alla PA
2. Ricezione della fattura da parte della PA
3. Contabilizzazione della fattura da parte della PA ( con indicazione di eventuali note di variazione)
4. Eventuale comunicazione dei debiti scaduti da parte della PA entro il 15 del mese successivo alla scadenza
5. Eventuale certificazione dei crediti da parte della PA dietro istanza del creditore
6. Eventuale anticipazione e / o cessione dei crediti certificati ad intermediario finanziario iscritto
7. Eventuale compensazione dei crediti certificati  con somme dovute agli agenti di riscossione con gli strumenti propri de :
   – art 28 quater DPR 602/73 ( iscrizione a ruolo di somme)
   – art 28 quinquies DPR 601/73 ( istituti definitori e deflativi del contenziono tributario)
8. Pagamento delle fatture da parte della PA.

E’ più che evidente che gli strumenti della lettera g spineranno le imprese alla certificazione dei crediti non appena scaduti.

Il ciclo di vita della fattura.

 

E’ essenziale utilizzare la terminologia tecnica – legislativa per definire le tappe della fattura ( di carta o di bit)

• Inviata : emessa e “trasmessa”
• Ricevuta  : pervenuta alla PA
• Respinta : fattura rifiutata o disconosciuta
• Contabilizzata : la fattura è stata elaborata ed immagazzinata nei sistemi contabili, da qui ne deriva una doppia  classificazione :
  – liquidata
  – sospesa/non liquidabile
• In scadenza : sono decorsi i termini dell’articolo 4 del D.Lgs 231/02
• Scaduta : la PA dichiara in PCC ( il quindici del mese successivo alla scadenza) l’inadempienza nell’obbligazione debitoria
• Certificata : la fattura è stata certificata in PC
• La PA ha adempiuto all’obbligazione debitoria.

Modalità di trasmissione dei dati da parte della PA .

 

M1) Immissione manuale on line delle singole fatture
M2) Immissione massiva on line tramite sistema CSV/XML
M3) Immissione massiva on line tramite sistema CSV/XML con protocollo http
M4) Immissione massiva on line tramite sistema CSV/XML con protocollo FTP

Tralascio in  questa sede l’analisi delle quattro modalità di trasmissione in quanto squisitamente tecnica .

 

Il Sistema PCC ed il SdI.

 

Il DM MEF 55/13 impone l’obbligo della fatturazione elettronica con queste cadenze :

–          06/06/2014 amministrazioni dello Stato, agenzie fiscali e di alcuni enti pubblici

–          31/03/2015 per le altre PA ( scadenza modificata dall’articolo 25 del DL 66/14, in origine 06/06/2015)

L’invio e la gestione della fattura ( ma non la conservazione sostitutiva) è gestita dall’infrasturttura denominata SdI ( SISTEMA DI INTERSCAMBIO).

Utilizzando il SdI, il creditore ed il debitore non devono più inserire nessun record sulla PCC essendo questa da considerarsi un HUB di informazioni e di scambi telematici.

 

 

Istruzioni operative

INVIO FATTURA

1. Invio delle fatture cartacee

In caso di invio di fatture cartacee i creditori della PA contestualmente all’invio della fattura possono implementare i record sulla PCC con una delle quattro modalità prima viste .

1. Nel caso di fatture elettroniche il SdI comunica in maniera nativa con la PCC.

In entrambi i casi il monitoraggio sulla PCC vedrà caricate le fatture in due tempi successivi come inviate e poi caricate.

RICEZIONE FATTURA

Il comma 2 dell’articolo 7 bis DL 35/13 obbliga le PPAA a inserire a decorrere dal 01/07/2014 le fatture ricevute  a secondi che siano cartacee o digitale le modalità sono :

1. Fatture cartacee, caricamento delle informazioni parziale se il creditore ha utilizzato la PCC o caricamento di tutte le informazioni se il creditore non ha utilizzato il sistema PCC
2. Fatture digitali, la PA troverà le informazione pervenute direttamente dal SdI

RIFIUTO DELLA FATTURA

 

Nel caso della fattura in carta lo status di fattura RESPINTA può essere attribuito solo alle fatture cartacee caricate a partire dal 01/07/2014 con l’indicazione di “INVIATA” o “RICEVUTA”, per la fattura di dati il rifiuto verrà invece notificato al creditore tramite canale SdI.

CONTABILIZZAZIONE

 

Al comma 2 dell’articolo 7 bis DL 35/2013 troviamo l’onere da parte della PA di inserire in PCC l’avanzamento dell’iter della fattura ( di carta e di dati), step dell’iter è ovviamente anche l’imissione nei propri gestionali del documento, in PCC troveremo quindi la fattura in CONTABILIZZATA sub LIQUIDATA o SOSPESA.

 

Comunicazione dei debiti scaduti

 

Ai sensi del comma 4 ibidem le PPAA entro il 15 di ogni mese comunicano mediante PCC i debiti per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori.

La PCC comunica automaticamente le fatture in scadenza presumendo tempi e termini del D.Lgs 231/02, tuttavia la PA è obbligata a confermare o rettificare i termini desunti dalla fattura.

Con la comunicazione dei debiti scaduti ,  si troveranno le fatture  nello STATUS del cruscotto PCC “SCADUTA”.

La prima comunicazione sarà effettuata il 16 agosto 2014.

Istanza di certificazione

 

Il combinato commi 3 bis e 3 ter del DL 185/2008 e art 7 bis comma 7 DL 35/13 ( come modificato dall’articolo 27 del DL 66/14) prevede l’onere da parte della PA di certificare i debiti scaduti ( quindi i crediti dei fornitori).

Per le fatture prodotte prima del 01/07/2014 si utilizzerà la procedura tradizionale ( quella già utilizzata per le scadenze del 15/09/2013 e 30/04/2014), per le altre invece la procedura che verrà approfondita in seguito con un altro focus.

Lo status dell’iter lavorativo sarà sul cruscotto PCC, a questi punto, “CERTIFICATA”.

Pagamento delle fatture

Il comma 5 dell’articolo 7 bis del DL 35/13 recita che le pubbliche amministrazioni comunicano mediante PCC la fase del pagamento ( che coincide con il mandato), lo status ora in cruscotto sarà “PAGATA”

 

 

Le possibilità di anticipazione bancaria, compensazione fiscale etc sono già state ampliamente trattate in altri articoli.

 

Una_visione_integrata_della_fatturazione_elettronica.pdf