Tanto caldo ? AFA ? Eccovi la doccia fredda. Buon FERRAGOSTO. DPCM 13/11/14 e riforma CAD .

Con questo caldo e questa afa ci voleva una DOCCIA GHIACCIATA.

A partire dal 12 agosto 2016, tutte le amministrazioni dovranno abbandonare il concetto del PAPER FIRST ed avvicinarsi al concetto del DIGITAL FIRST.

Non assisteremo allo switch – off come qualche venditore “di software” vuol far credere, e più avanti vedremo anche che l’adeguamento non può farsi con alcun software se non quelli che già tutti utilizziamo ( male, ma utilizziamo).

Come sempre tra le PPAA sono tutte incluse come recita chiaramente l’articolo 2 del DPCM 13/11/14 rimandando all’articolo 2 del D.Lgs 82/05 che riporto
“ Art. 2 Finalita’ e ambito di applicazione 1. Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilita’, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilita’ dell’informazione in modalita’ digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalita’ piu’ appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. ((2. Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, nonche’ alle societa’, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311.)) 2-bis. ((COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 DICEMBRE 2010, N. 235)). ((3. Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonche’ al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell’articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.)) 4. Le disposizioni di cui al capo V, concernenti l’accesso ai documenti informatici, e la fruibilita’ delle informazioni digitali si applicano anche ai gestori di servizi pubblici ed agli organismi di diritto pubblico. 5. Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati effettuato mediante l’uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle liberta’ fondamentali, nonche’ della dignita’ dell’interessato. 6. Le disposizioni del presente codice non si applicano limitatamente all’esercizio delle attivita’ e funzioni di ordine e sicurezza pubblica, difesa e sicurezza nazionale, e consultazioni elettorali. ((Con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, tenuto conto delle esigenze derivanti dalla natura delle proprie particolari funzioni, sono stabiliti le modalita’, i limiti ed i tempi di applicazione delle disposizioni del presente Codice alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, nonche’ all’Amministrazione economico-finanziaria.))”

Dopo anni di annunci perché questa volta dovrebbe essere quella buona?

In realtà, la scadenza di agosto è realmente cruciale e cade – ironia della sorte – proprio nei giorni in cui è alle battute finali l’adozione del decreto attuativo della Riforma Madia (art. 1 Legge n. 124/2015) che riformerà in modo importante il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Visto che però la confusione sugli adempimenti è ancora grande, può essere utile provare a fare ordine e capire cosa le amministrazioni sono tenute a fare prima del 12 agosto.

Le regole tecniche sul documento informatico

Andiamo con ordine. Il termine dell’11 agosto è posto da una norma ben precisa: si tratta dell’art. 17, comma 2, del DPCM 13 novembre 2014 che contiene le Regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.

Un adeguamento complesso, che riguarda tutte le pubbliche amministrazioni  nonché le società partecipate dalle pubbliche amministrazioni e inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione. Questi soggetti, entro l’11 agosto, sono tenuti:

• a formare gli originali informatici nel rispetto di precise regole in materia di formati, metadati, accessibilità;
• a formare, con modalità altrettanto precise, i fascicoli di procedimento, i repertori e i registri;
• a seguire le procedure indicate dalle regole tecniche per certificare la conformità delle copie informatiche (es. scansioni) dei documenti analogici pervenuti agli uffici.

Si tratta di un adeguamento sotto un triplice profilo: tecnologico, organizzativo e giuridico (modificando i regolamenti e i Manuali già adottati dagli enti, come quello sulla Gestione documentale già obbligatorio ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013).

Naturalmente, a valle di tale adeguamento, si rende indispensabile un’attività di formazione del personale volta a far conoscere le nuove modalità di lavoro a tutti i soggetti coinvolti nella gestione dei procedimenti e nella formazione dei documenti.

Tuttavia, le Regole tecniche sul documento informatico – complici anche i tanti altri adempimenti normativi che hanno riguardato le amministrazioni in questo ultimo anno e mezzo – sono però passate ben presto nel dimenticatoio e, salvo un numero pure cospicuo di eccezioni, la sensazione è che la gran parte delle PA sia ben lontana dal completare il processo di adeguamento che dovrebbe concludersi prima di ferragosto.

Si tratta, in particolare, dell’obbligo di redigere gli originali dei documenti delle pubbliche amministrazioni come documenti informatici e dell’obbligo di aprire un fascicolo informatico per ogni procedimento amministrativo di competenza dell’ente.

Quanto al primo, è indispensabile ricordare come l’art. 40, comma 1, CAD rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce il seguente obbligo: “le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”. La norma stabilisce un preciso precetto: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica, secondo le modalità previste proprio dalle Regole Tecniche contenute dal DPCM 13 novembre 2014 (il cui termine per l’adeguamento scade l’11 agosto 2016).

La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle pubbliche amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma costituisce – finalmente –  una precisa ed improrogabile scadenza normativa.

Non rispettare questa norma (a partire dal 12 agosto 2016) esporrà sicuramente le amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti (come le delibere e le determine, i decreti e le ordinanze) dal momento che una norma di legge ben precisa individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni (che dovranno essere informatici).

Ce n’è abbastanza, quindi, per dire addio ai documenti cartacei. Infatti, come sa chiunque abbia una minima dimestichezza con il diritto amministrativo, una previsione di questo tipo ha l’ovvia conseguenza di incidere sulla legittimità degli atti (e quindi sulle responsabilità di tutti i soggetti che dovessero formare dei documenti in modo diverso rispetto a quanto previsto dalle regole tecniche).

Il fascicolo informatico è realizzato, nel rispetto delle regole tecniche contenute nel DPCM 13 novembre 2014, garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento (e nel quale dovranno confluire anche i documenti che continuassero ad arrivare come cartacei).

Anche questa rappresenta una piccola rivoluzione copernicana per le pubbliche amministrazioni, vista la centralità che il fascicolo del procedimento riveste nell’attività quotidiana degli uffici pubblici.

Obblighi che non rimangono “sulla carta”

L’adeguamento al DPCM 13 novembre 2014 è un lavoro obbligatorio e articolato, reso ancora più complesso dal necessario coordinamento con le attività poste in essere sulla base delle Regole tecniche sul protocollo informatico e sulla conservazione dei documenti informatici.Alla luce di queste brevi considerazioni è quindi possibile affermare come quella dell’11 agosto sia probabilmente una delle più importanti scadenze nella ultradecennale (e travagliata) storia della PA digitale italiana. Il punto di partenza imprescindibile per le future sfide legate all’erogazione di servizi on line a cittadini e imprese.Una scadenza che, come è ovvio, non troverà tutti pronti e – molto probabilmente –  genererà contenziosi sull’efficacia e sulla validità dell’attività amministrativa posta in essere dalle amministrazioni inadempienti.